Tout
au long des dernières semaines, vous avez pu apprivoiser différents outils de
gestion ainsi qu’apprendre certains de
leur avantages et inconvénients par le biais de notre blog. Vous avez peut-être été convaincu de
l’utilité de certains d’entre eux, ce qui vous amène à réfléchir sur la
possibilité d’en implanter un au sein de votre organisation. Si vous, en tant que propriétaire ou
dirigeant, êtes motivé à l’implanter et à l’utiliser, car vous avez conscience
des avantages qui en découleront, en sera-t-il de même pour vos employés ?
Voici
quelques conseils pour vous aider à motiver vos employés à utiliser les outils
de gestion en place :
Outils
de contrôle
1. Budget
et analyse des écarts :
·
Faire
un budget participatif. Bien que l’on
vous ait spécifié l’importance que le propriétaire/dirigeant participe à son
élaboration, ce qui est toujours vrai, il peut être pertinent de consulter vos
employés, car ils effectue au quotidien certaines tâches, et peuvent donc connaître
plus précisément certains besoins de l’entreprise. Plus l’organisation devient importante, plus
le budget participatif devient pertinent, car les dirigeants délèguent la
gestion quotidienne à des cadres inférieurs.
Bref, si vos employés ont leur mot à dire sur le budget, cela va les
motiver, car ils sauront que les cibles établies sont atteignables.
·
Utiliser
un budget flexible. Si l’entreprise n’attient pas le volume de
production prévu, le budget sera ajusté au volume de production réel. Par exemple, s’il a été supérieur à celui
prévu, les employés responsables de la production sauront qu’ils ne seront pas
automatiquement sanctionnés par le fait que les coûts de fabrication sont
supérieurs à ceux budgétés puisqu’ils seront ajustés au volume de production
réel. Les employés auront ainsi
l’impression d’être évalués par rapport aux cibles à atteindre de façon plus
juste, ce qui les motivera à utiliser le budget.
·
Ne
pas utiliser les écarts négatifs pour automatiquement punir les employés. De cette façon, les employés ne percevront
pas négativement le budget, et ne verront pas en celui-ci une menace qui ne sert
qu’à rendre quelqu’un responsable d’un mauvais résultat. Ainsi, ils seront plus enclins à l’employer
si les écarts négatifs sont utilisés constructivement pour cerner et expliquer
la cause du mauvais résultat plutôt que pour les punir.
2. La
comptabilité par centre de gestion
·
Établissez
un prix de cession interne équitable. Il
existe une multitude de façon pour établir un prix de cession interne, mais
assurez vous que celui que vous choisirez sera équitable pour tous, car dans le
cas contraire, des tensions seront crées au sein de l’organisation. Pour illustrer : le centre de
responsabilité A produit une pièce, pour laquelle il existe un marché externe,
qu’elle doit vendre totalement à l’interne au centre de responsabilité B. Si A doit vendre à un prix fortement
inférieur à celui du marché externe, elle sera démotivée à le vendre à B, car
cela aura un impact négatif sur ses résultats.
Il pourrait en résulter que A préfèrera vendre à l’externe, et donc
cesser d’utiliser le prix de cession interne, plutôt qu’à B. En somme, pour motiver les différents centres
de responsabilité à accepter et à utiliser le prix de cession interne qui a été
établi, assurez-vous qu’il est équitable pour tous.
Outils
de gestion des coûts
·
Communiquer
l’information sur vos coûts de revient. Si
vous disposez de rapports sur l’évolution des coûts ainsi que de vos coûts de
revient, partager la avec vos employés.
Ne gardez pas jalousement cette information pour les
dirigeants/propriétaires. De cette
façon, ils pourront voir comment leurs tâches quotidiennes peuvent aider à
diminuer les coûts et ainsi, contribuer à la rentabilité. Bref, je pense qu’ainsi les employés seront
plus motivés, car ils seront en mesure de comprendre l’importance de leurs
actions quotidiennes pour la rentabilité de l’entreprise.
Pour
conclure, la précédente liste n’est pas exhaustive, car elle n’est constituée
que de quelques idées qui, selon moi, pourrait inciter et motiver vos employés
à utiliser certains de vos outils de gestion.
Je vous invite à consulter nos posts précédents pour connaître plus en
profondeur différents outils de gestion, notamment :
1. Quels outils de contrôle pour votre
PME ?
2. La mise en place d’un système de
rémunération liée à la performance
3. La gestion des coûts et la
comptabilité de coût de revient
4. Comment implanter un tableau de bord
En terminant, voici deux vidéo à propos de la
motivation et les employés. Bien qu’elles
ne touchent directement le sujet de ce post, elle pourrait vous donner quelques
pistes. Puisque des employés motivés
seront toujours plus productifs…
Très pertinent comme article. Il est important de s’attarder aux choix des bons outils de gestions. Cependant, il est encore plus important de motiver ses employés à les respecter et à les adopter. On oublient trop souvent d'impliquer les employés dans les décisions et l'utilisation des outils de gestions. Cette situation résulte souvent à l’échec de l'implantation de l'outils et la démotivation des employés malgré la pertinence de ceux-ci. Je crois que l'entreprise doit faire un compromis entre la rigueur de l'outil de gestion et le niveau de participation adéquat des employés à l'outils. Une chose est certaines, il n'y a pas de situation parfaite. Les gestionnaires doivent donc évaluer chacun des outils afin de concilier niveau de motivation des employés et pertinence de l'outils de gestion. Le contexte de chacune des entreprises et très différentes. Il n'y a donc pas de solution parfaite. Vos suggestions sont très enrichissantes cependant je me pose la question suivante. Il y a t-il des contextes où la motivation des employés envers les outils de gestion est plus importante ? Dans quel secteur d'activité où service est-elle plus importante ? Dans quel situation est-elle moins importante ?
RépondreSupprimerSelon moi, dès que l'on décide d'implanter un outil de gestion, il est important de motiver les employés à l'utiliser, puisque que mettre en place un outil de gestion, quel que soit le contexte ou le secteur dans lequel évolue l'organisation, sans que personne l'utilise est une perte de temps et de ressources. De plus, je pense que c'est particulièment vrai dans le contexte des PME où les ressources sont souvent limitées. Donc, un propriétaire de PME qui décide de mettre en place un outil de gestion doit s'assurer que celui est pertinent pour son organisation ainsi que de motiver son personnel à l'employer pour que l'investissement soit le plus rentable possible.
RépondreSupprimerDans un contexte de moyenne entreprise où plusieurs outils on été implanté, je crois que le propriétaire devrait mettre de l'emphase à motiver ses employés par rappport à l'outil qui est le plus indispensable à l'organisation tout dépendemment le contexte et le secteur dans lesquels elle évolue. Je m'explique: Une entreprise qui est dans le secteur des technologies de l'information, où l'environnement évolue très rapidement, pourrait focuser à motiver ses employés à utilser les indicateurs de son tableau de bord, car ceux-ci démontrent si les objectifs stratégiques de l'organisation sont atteints. Bref, dans un contexte où tout évolue rapidement, il est, selon moi, important de savoir dans quelle mesure l'organisation accomplit sa stratégie.
Je suis d'accord avec toi stéphanie, le propriétaire-dirigeant doit mettre l'emphase à motiver ses employés par rapport à l'outil le plus indispensable. Si trop d'outil de gestion sont utlisé au sein d'une entreprise, la motivation s'en voit divisé. Il est difficile de s'adapter à plusieurs outils et d'être d'accord avec l'utilisation de plusieurs.
RépondreSupprimerDe plus, j'aime bien le commentaire de la personne interviewer dans le premier vidéo. Je suis également d'avis que de bien connaître qui sont nos employés est le premier critère à respecter avant d'implanter un outil de gestion et d'essayer de motiver ses employés. Les différentents générations ont des visions et une expérience très différente du monde des affaires. Leur réaction ne seront donc pas les mêmes.
J'aimerais également rajouter un bémol sur la participation des employés au budget par exemple. Trop intégrer les employés dans l'établissement du budget peut en résulter à des comportements dysfonctionnels. Si le dirigeant décide d'impliquer les employés il doit garder le contrôle et une certaine autorité pour ne pas que les employés désire en profiter
Je seconde Benoît là-dessus. Est-ce qu'il n'y a pas un risque de trop impliquer les employés? Si on demande directement l'avis d'un employé mais qu'en bout de ligne, on ne la retient pas, ça risque de créer de la frustration chez lui. Peut-être même plus que si on ne lui avait pas demandé son avis au départ...
RépondreSupprimerEffectivement, trop impliquer un employé peut avoir des effets pervers, mais c'est justement le rôle du gestionnaire de fixer les limites adéquates de cette implication pour limiter ce risque. Il y'a en effet une différence entre "impliquer les employés" et "demander aux employés leur avis sur toutes les problématiques rencontrées".
RépondreSupprimerSelon moi, un bon gestionnaire est ainsi quelqu'un capable de faire la balance entre "demander l'avis des employés sur chaque problématique" et "prendre toutes les décisions sans jamais demander l'avis d'autrui".
Au final, même si ce risque de frustration existe, les conséquences de ce dernier restent à mon avis moins importantes pour l'organisation que celles de ne pas impliquer du tout les employés.
Très bon commentaire Marine, je suis tout à fait d'accord avec toi sur la capacité et l'intuition que doit avoir un bon gestionnaire pour détecter les occasions d'implication ou non des employés. C'est l'essence même du leadership et c'est souvent ce qui distingue un bon leader d'un excellent. Savoir bien s'entourer, déléguer, impliquer, écouter, tout en reconnaissant les moments dans lesquels une décision s'impose et ce, pour le mieux de l'entreprise !
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